6 DICAS DE PLANEJAMENTO QUE VOCÊ PRECISA SABER PRA COMEÇAR BEM O ANO

Fazer um planejamento de ações diário e manter-se organizado é um cuidado fundamental para garantir que todas as tarefas sejam executadas e que nada seja esquecido. O problema é que nem todo mundo possui essa habilidade. Se você é uma delas, não se preocupe! Saiba que é possível manter o seu dia a dia em ordem, apenas colocando em prática algumas dicas de planejamento.

Isso mesmo! São dicas simples, mas que podem fazer total diferença no seu potencial de organização otimizando, assim, a sua rotina, seja em casa ou no trabalho.

Para lhe ajudar, separamos nesse post as melhores dicas de planejamento. E a primeira delas é:

Quebre seus objetivos em metas menores e estas, por sua vez, em mini tarefas com prazos

Criar grandes objetivos sem estabelecer metas é algo que acaba dificultando o planejamento de qualquer pessoa.

Isso porque quando se define um objetivo e não se delimita etapas para o alcance do mesmo, isso faz com que o processo se torne aparentemente mais longo e difícil. Como resultado, além de se sentir desmotivado, você também pode acabar se sentido perdido, sem saber qual passo dar para atingir o que deseja.

Por isso, a melhor forma de contornar esse problema é fragmentar seus objetivos em metas menores e posteriormente em mini tarefas que precisam ser organizadas e executadas. Por exemplo, se o seu objetivo é perder peso, então procure traças metas que lhe ajudem a alcança-lo, como buscar uma nutricionista ou fazer exercícios regularmente, adotar uma alimentação mais saudável, dentre outras coisas.

Assim, a cada pequena tarefa concretizada você saberá que está um passo mais perto de concretizar o objetivo.

Use técnicas de Otimização de tempo

Otimizar o tempo é um dos pilares do planejamento, e existem várias técnicas nesse sentido que você pode utilizar. Uma delas é a técnica pomodoro, onde você deve listar tudo aquilo que você tem a fazer e determinar um tempo médio de execução, bem como um prazo.

Nessa famosa técnica, você trabalha por períodos de tempo de forma intensa e depois faz breve pausas. Com isso, melhora a agilidade do cérebro e estimula o seu foco, tornando assim suas ações mais eficientes.

Por exemplo, se você possui uma determinada quantidade de tarefas para fazer durante o dia, aplicando a técnica pomodoro, você deve dividir o seu tempo em blocos de 25 minutos e iniciar suas atividades dentro desse tempo. Quando finalizar os primeiros 25 minutos, você registra quais atividades já foram concluídas ou o status dela e dá uma breve pausa de 5 minutos para fazer outras coisas, não relacionadas a ela, como beber um copo d’água, ir o banheiro ou até mesmo fazer uma ligação rápida.

Depois volte para cumprir mais 25 minutos e assim por diante. A cada quadro blocos de tempo, sua pausa deve ser maior (15 a 30 minutos). Esse período de pausa entre um bloco e outro é importante, pois ele vai ajudar a tornar sua atividade mental mais ágil e suas ações mais rápidas e eficientes com o tempo.

Organize tarefas por tipos ou setores

Organizar as tarefas por tipos e setores também é uma ação que pode melhorar o seu planejamento.

Isso porque fazendo essa organização de forma setorizada, impede que você fique “pulando” de segmento em segmento, o que acaba gerando um grande desperdício de tempo.

Separando tudo por categorias, você pode escolher uma em específico e realizar todas as tarefas por ordem de prioridade para então partir para outra.

Defina Ordem de prioridades

Determinar a prioridade de uma tarefa ajuda a evitar que você gaste muito tempo em algo que não tem tanta relevância. Tarefas urgentes, por exemplo, podem ser aqueles que não podem esperar até o outro dia.

E também existem várias técnicas que podem te ajudar nesse sentido, como a Matriz GUT, onde você dá notas de 1 a 5 para Gravidade, Urgência e Tendência.

Sua análise vai verificar o nível de gravidade da tarefa, além da necessidade de urgência e da tendência de mudanças, pois pode se tratar de algo que tende a piorar ou melhorar com o passar do tempo, e no final sabe quais as tarefas que precisam ser priorizadas.

Materiais auxiliares (digital ou impresso)

Os materiais de apoio fazem toda a diferença na hora de planejar tarefas e metas. Por meio deles você consegue acompanhar a execução dos objetivos e assim se organizar com mais facilidade.

E existem várias ferramentas do gênero que você pode usar. Os apps de gerenciamento de tarefas, por exemplo, são boas opções, principalmente para quem trabalha em equipes ou depende de outras pessoas para uma atividade ser executada.

Outra excelente alternativa são os planners impressos. A grande vantagem desse tipo de material é que, como a escrita é uma aliada da mente quando se fala em planejamento, você consegue reforçar em seu cérebro todas as atividades previstas, simplesmente enquanto as registra.

Além disso, o planner costuma ser uma opção mais ampla e completa do que as ferramentas digitais, por abranger tanto áreas pessoais, como profissionais, possuir ferramentas de gerenciador de hábitos, roda da vida, planejamentos anuais, mensais e semanais, além de controle financeiro e outras funções que auxiliam a organização da sua rotina.

E também, tendo esse modo de visualização físico, fica mais fácil consultar as tarefas e objetivos quando precisar.

Para quem curte uma papelaria mais fofa ou divertida, a decoração deste parceiro com canetas coloridas, adesivos, marca-textos e wash tapes, não só estimula a visualização setorizada, como estimula seu uso ainda mais.

Princípios básicos do método GTD

Mais uma das dicas de planejamento é usar os princípios básicos do método GTD, “Getting Things Done”, que em português significa “A arte de fazer acontecer”.

Nessa técnica o objetivo é liberar a capacidade mental de modo que você consiga controlar suas obrigações com mais facilidade. Ou seja, escrever tudo aquilo que chega nos pensamentos, e em seguida dar uma ação real a isso. Os dois conceitos chaves aqui são:

  • Deixar que o fluxo de trabalho siga o curso dele focando sua atenção na atividade mais importante daquele momento.
  • E manter um registro de tudo, como por exemplo em um planner, agenda ou simplesmente num bloco de anotações, para evitar que a sua memória fique sobrecarregada pela quantidade de informações.

Ao anotar, você garante que não vai esquecer depois e não precisa sair do foco atual. Posteriormente, pode retornar aos seus registros e designar para cada um deles, uma ação necessária, caso haja. Imagine se em meio a uma planilha importante, ou num processo de venda, ou até mesmo no meio de uma aula, você lembra de uma tarefa que deveria ter feito. Sobrecarregar sua mente guardando essa informação ali, só vai te atrapalhar e impedir que seu foco esteja onde deva estar. Então o melhor é, sem dúvida, esvaziar a mente registrando isso em algum lugar, e tomando a ação depois.

Colocando todas essas dicas de planejamento em pratica, com certeza você terá condições de organizar o seu dia a dia de forma mais eficiente, aumentando a sua produtividade e consequentemente, os seus resultados.

FELIZ ANO NOVO!

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